In einer Steuerkanzlei ist IT kein Nebenthema. Hier liegen Einkommen, Bilanzen und Lohndaten Ihrer Mandanten, und jeder Ausfall kurz vor einer Frist wird teuer. Gleichzeitig ist die Arbeit stark von Fachsoftware geprägt, die zuverlässig laufen muss.
Verschwiegenheit gilt auch für die IT
Steuerberaterinnen und Steuerberater unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit. Setzen Sie einen IT-Dienstleister ein, muss dieser schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, und er darf nur auf das zugreifen, was er für seine Arbeit braucht. Lassen Sie sich das vor Beginn der Zusammenarbeit zusichern, zusammen mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Was die IT einer Kanzlei leisten muss
- Zugriff auf Mandantendaten nur für berechtigte Personen, abgesichert mit Mehrfaktor-Anmeldung
- Verschlüsselte Laptops, damit ein verlorenes Gerät kein Datenleck wird
- Eine Datensicherung, die regelmäßig auf Wiederherstellung getestet wird
- Sicherer Austausch mit Mandanten statt Unterlagen als ungeschützter Mailanhang
- Updates, die nicht mitten in der Abgabephase den Arbeitsplatz blockieren
- E-Mail-Archivierung nach den Aufbewahrungspflichten
Fachsoftware und Microsoft 365 zusammen denken
Die Fachsoftware Ihrer Kanzlei wird meist von einem spezialisierten Partner betreut. Daneben laufen E-Mail, Kalender, Teams und Dateien über Microsoft 365. Probleme entstehen oft an der Schnittstelle: Wer ist zuständig, wenn der Drucker aus der Fachsoftware nicht druckt oder die Anmeldung hakt? Ein IT-Dienstleister sollte sich mit Ihrem Softwarepartner abstimmen, statt die Verantwortung hin- und herzuschieben.
Fristen kennen keine Störung
Rund um Abgabetermine darf die IT nicht ausfallen. Planen Sie Updates und Umstellungen deshalb außerhalb dieser Phasen, und sorgen Sie dafür, dass Störungen schnell behoben werden. Fragen Sie Ihren Dienstleister nach der zugesagten Reaktionszeit und danach, was passiert, wenn sie nicht eingehalten wird.
Unser Ansatz für Kanzleien
Wir betreuen Microsoft 365, Arbeitsplätze und Sicherheit Ihrer Kanzlei und stimmen uns mit dem Partner für Ihre Fachsoftware ab. Wir verpflichten uns schriftlich zur Verschwiegenheit und schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Im Modell Externe IT-Abteilung sind wir zusätzlich Ansprechpartner für Ihre anderen IT-Dienstleister und reagieren bei Störungen in der Regel innerhalb von 2 Stunden.
Sprechen Sie uns an. Im Erstgespräch klären wir, wie Ihre Kanzlei heute aufgestellt ist und was sich verbessern lässt.
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