Was kostet IT-Betreuung für kleine Unternehmen?

Die Frage nach den Kosten kommt in jedem Gespräch über IT-Betreuung früh. Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn was IT-Betreuung für kleine Unternehmen kostet, hängt davon ab, wie abgerechnet wird und was im Preis enthalten ist. Wer Angebote vergleichen möchte, sollte deshalb zuerst die Abrechnungsmodelle verstehen. Drei Modelle sind verbreitet.

Stundenabrechnung: bezahlt wird, was anfällt

Bei der Stundenabrechnung zahlen Sie jeden Einsatz nach Aufwand, meist im 15-Minuten-Takt oder in angefangenen Stunden. Das wirkt fair und ist bei sehr geringem Bedarf oft günstig. Der Nachteil: Die Kosten lassen sich kaum planen, und der Dienstleister verdient vor allem dann, wenn etwas nicht funktioniert. Vorbeugende Arbeit wie Updates, Kontrollen und Dokumentation bleibt häufig liegen, weil sie jedes Mal einzeln beauftragt werden müsste.

Stundenkontingent: vorab gekaufte Zeit

Beim Kontingent kaufen Sie ein festes Stundenpaket, etwa für einen Monat oder ein Jahr, häufig zu einem etwas günstigeren Stundensatz. Das schafft mehr Planbarkeit. Achten Sie aber darauf, was mit nicht genutzten Stunden passiert, ob sie verfallen oder übertragen werden, und wie zusätzliche Stunden berechnet werden. Am Grundprinzip ändert sich wenig: Auch hier wird Zeit verkauft und kein vereinbarter Zustand Ihrer IT.

Pauschale pro Nutzer: fester Preis für festgelegte Leistungen

Bei der Pauschale zahlen Sie einen festen Monatsbetrag je Nutzer, manchmal auch je Gerät. Dafür übernimmt der Dienstleister einen beschriebenen Leistungsumfang, zum Beispiel Support, Updates, Sicherheitseinstellungen und Datensicherung. Die Kosten sind planbar und wachsen mit der Zahl der Mitarbeitenden. Weil der Dienstleister an Störungen nichts zusätzlich verdient, hat er ein eigenes Interesse daran, Probleme vorbeugend zu vermeiden. Entscheidend ist hier, dass klar beschrieben ist, was die Pauschale abdeckt und was nicht.

Projekte wie ein Serverumzug, neue Hardware oder die Lizenzen selbst sind in einer Pauschale üblicherweise nicht enthalten und werden gesondert angeboten. Das ist normal, sollte aber im Angebot eindeutig stehen.

Worauf Sie beim Vergleich von Angeboten achten sollten

Zwei Angebote mit ähnlichem Preis können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten. Diese Punkte helfen beim Vergleich:

• Leistungsumfang: Welche Aufgaben sind enthalten, welche werden zusätzlich berechnet? Gibt es eine schriftliche Leistungsbeschreibung?
• Reaktionszeiten: Wie schnell meldet sich der Dienstleister bei einer Störung, und zu welchen Zeiten gilt das? Reaktionszeit ist nicht dasselbe wie Lösungszeit.
• Support-Umfang: Ist Support unbegrenzt, gedeckelt oder als Kontingent enthalten, und wie wird darüber hinaus abgerechnet?
• Zusatzkosten: Einrichtung, Einsätze vor Ort, Anfahrt, Arbeiten außerhalb der Servicezeiten und Lizenzen.
• Laufzeit und Kündigung: Wie lange binden Sie sich, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
• Übergabe bei Vertragsende: Erhalten Sie Dokumentation und Zugänge vollständig, und was kostet das?

Ein allgemeines Rechenbeispiel

Um Angebote vergleichbar zu machen, hilft es, alles auf einen Monat umzurechnen. Nehmen Sie die monatlichen Fixkosten, schätzen Sie die zusätzlich zu erwartenden Stunden anhand der vergangenen Monate und verteilen Sie einmalige Kosten wie die Einrichtung anteilig auf die Vertragslaufzeit. Bei der Stundenabrechnung sollten Sie nicht nur einen ruhigen Monat ansetzen, sondern auch einen mit einer größeren Störung. Erst diese Gesamtsumme zeigt, was die Betreuung tatsächlich kostet.

Ein Beispiel in Worten: Ein Büro mit acht Arbeitsplätzen vergleicht ein Angebot nach Stunden mit einer Pauschale. Für das Stundenangebot addiert es die Einsatzstunden des vergangenen Jahres, multipliziert sie mit dem Stundensatz und rechnet Anfahrten hinzu. Für die Pauschale multipliziert es den Monatspreis mit der Zahl der Nutzer und prüft, welche der bisherigen Einsätze darin bereits enthalten wären und welche Leistungen zusätzlich hinzukommen, etwa regelmäßige Updates oder Kontrollen der Datensicherung. Erst dann ist der Vergleich fair.

Bedenken Sie dabei auch, was gar nicht auf der Rechnung steht: die Zeit, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden selbst mit IT-Problemen verbringen, und das Risiko, wenn Sicherungen oder Updates nicht regelmäßig kontrolliert werden.

Wie strategyc abrechnet

Zur Einordnung: strategyc arbeitet mit einer Pauschale pro Nutzer und Monat in drei Modellen. Support kostet 39 €, Managed Workplace 79 € und Externe IT-Abteilung 109 € je Nutzer und Monat, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Störungen beheben wir ohne Minutenzählung. Welche Leistungen und Reaktionszeiten enthalten sind und was zusätzlich abgerechnet wird, ist in der Leistungsbeschreibung festgelegt.

Wenn Sie vorab wissen möchten, wo Ihre IT heute steht, helfen der IT-Sicherheits-Selbstcheck und die Vorlage für eine IT-Übersicht, beide kostenlos unter strategyc.de/downloads. Ihren Bedarf besprechen wir gern auch in einem kostenlosen Erstgespräch.