Betrugsmails erkennen: So schützen Sie Ihr Team

Viele Angriffe auf kleine Unternehmen beginnen mit einer E-Mail. Betrugsmails, oft Phishing genannt, sollen dazu verleiten, ein Passwort einzugeben, einen Anhang zu öffnen oder eine Zahlung freizugeben. Früher waren sie an schlechtem Deutsch leicht zu erkennen. Heute sind sie häufig fehlerfrei formuliert und wirken echt. Umso wichtiger ist, dass Ihr Team Betrugsmails erkennen kann und weiß, wie es reagieren soll.

Typische Warnzeichen von Betrugsmails

Kein einzelnes Merkmal beweist, dass eine E-Mail gefälscht ist. Treffen mehrere der folgenden Punkte zusammen, ist Vorsicht geboten:

• Zeitdruck oder Drohung, etwa „Ihr Konto wird heute gesperrt“
• Eine Absenderadresse, die der echten nur ähnelt, oder ein Anzeigename, der nicht zur Adresse passt
• Die Aufforderung, sich über einen Link anzumelden oder Zugangsdaten zu bestätigen
• Unerwartete Rechnungen, Lieferbenachrichtigungen oder freigegebene Dokumente
• Links, deren Ziel beim Darüberfahren mit der Maus nicht zum angeblichen Absender passt
• Die Bitte um Vertraulichkeit oder darum, übliche Abläufe zu umgehen

Die wichtigste Regel für den Alltag: Fordert eine E-Mail zu einer ungewöhnlichen Handlung auf, wird über einen anderen Weg nachgefragt. Also nicht auf die E-Mail antworten, sondern die bekannte Telefonnummer anrufen.

Gesunde Skepsis ist auch bei bekannten Absendern angebracht. Wurde das Postfach eines Geschäftspartners übernommen, kommen Betrugsmails von einer völlig korrekten Adresse, manchmal sogar als Antwort in einem laufenden E-Mail-Verlauf.

CEO-Betrug: Die gefälschte Anweisung von oben

Beim sogenannten CEO-Betrug geben sich Angreifer als Geschäftsführung oder Inhaber aus. Sie schreiben an die Buchhaltung oder an Mitarbeitende mit Zahlungsbefugnis und bitten um eine dringende Überweisung, häufig mit dem Hinweis auf ein vertrauliches Geschäft. Eine verwandte Masche sind angebliche Lieferanten, die eine geänderte Bankverbindung mitteilen.

Solche E-Mails enthalten oft weder Link noch Anhang, weshalb technische Filter sie schwerer erkennen. Schützen kann vor allem eine klare Regel: Zahlungen auf neue Konten und geänderte Bankverbindungen werden immer telefonisch über eine bereits bekannte Nummer bestätigt, auch wenn die Anweisung scheinbar vom Chef kommt.

QR-Code-Phishing: Der Link im Bild

Eine neuere Masche versteckt den gefährlichen Link in einem QR-Code. Die E-Mail fordert zum Beispiel dazu auf, die Mehrfaktor-Anmeldung zu erneuern oder ein Dokument abzurufen, und zwar per Scan mit dem Smartphone. Weil der Link als Bild vorliegt, wird er nicht von jedem Filter geprüft. Außerdem wechselt die Person auf ihr Smartphone, das oft weniger geschützt ist als der Firmenrechner. Die Regel ist einfach: QR-Codes in unerwarteten E-Mails werden nicht gescannt, schon gar nicht für eine Anmeldung.

Was tun nach einem Klick auf einen falschen Link?

Ein Fehlklick kann jedem passieren. Entscheidend ist, schnell und offen zu reagieren. Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team niemand Angst haben muss, einen Fehler zu melden. Wer aus Sorge vor Ärger zögert, verschafft Angreifern Zeit.

• Sofort melden, an die IT-Betreuung oder die zuständige Person im Betrieb
• Wurde ein Passwort eingegeben: Passwort umgehend ändern und alle aktiven Sitzungen beenden lassen
• Wurde ein Anhang geöffnet: Gerät vom Netzwerk trennen, aber nicht ausschalten
• Wurde eine Zahlung ausgelöst: sofort die Bank kontaktieren, um die Überweisung möglichst noch zu stoppen
• Prüfen lassen, ob im Postfach neue Weiterleitungsregeln oder unbekannte Anmeldungen aufgetaucht sind

Waren Konten mit personenbezogenen Daten betroffen, kann zusätzlich eine Meldung an die Datenschutzaufsicht nötig sein. Das sollte zeitnah geklärt werden.

Technische Schutzmaßnahmen gegen Betrugsmails

Aufmerksamkeit im Team ist wichtig, reicht allein aber nicht aus. Ein gut eingestellter Filter gegen Betrugsmails (Phishing) und Spam fängt viele davon ab, bevor sie im Postfach landen. Richtig eingerichtete Absenderprüfungen, bekannt als SPF, DKIM und DMARC, erschweren es Angreifern, im Namen Ihrer eigenen Domain zu schreiben. Die Mehrfaktor-Anmeldung sorgt dafür, dass ein abgefischtes Passwort allein nicht für den Zugriff auf ein Konto reicht. Ergänzend helfen kurze, regelmäßige Hinweise im Team, etwa wenn eine neue Masche auftaucht.

Das Merkblatt Betrugsmails erkennen fasst die Warnzeichen und Sofortmaßnahmen auf einer Seite zusammen und eignet sich zum Aushängen oder Weitergeben. Sie finden es kostenlos unter strategyc.de/downloads. Wenn Sie prüfen möchten, ob Filter und Mehrfaktor-Anmeldung in Ihrem Betrieb richtig eingerichtet sind, sprechen wir gern in einem kostenlosen Erstgespräch darüber.