Der erste Arbeitstag prägt den Eindruck, den neue Mitarbeitende von Ihrem Betrieb gewinnen. Wenn dann das Benutzerkonto fehlt, der Laptop noch originalverpackt im Lager steht und niemand weiß, wer die Zugänge zur Warenwirtschaft vergibt, verstreichen die ersten Tage mit Warten. Ein geplantes IT-Onboarding verhindert das. Es sorgt dafür, dass neue Kolleginnen und Kollegen ab dem ersten Tag arbeitsfähig sind und dabei nur die Zugriffe erhalten, die sie wirklich brauchen.
Warum IT-Onboarding mehr als Organisation ist
In kleinen Betrieben wird die IT für neue Mitarbeitende oft kurzfristig und nebenbei eingerichtet. Das kostet nicht nur Zeit, sondern schafft auch Sicherheitslücken. Typisch sind Konten mit einem einfachen Startpasswort, das nie geändert wird, oder Zugriffsrechte, die von einer anderen Person einfach kopiert werden. Damit erhält die neue Person häufig mehr Rechte als nötig, etwa auf Ordner der Buchhaltung oder der Geschäftsführung.
Ein fester Ablauf schafft Klarheit: Wer meldet den Eintritt, wer richtet was ein, und bis wann muss alles fertig sein? Wird das einmal festgelegt, ist jedes weitere Onboarding schnell erledigt.
Rechtzeitig planen: Was eine bis zwei Wochen vorher feststehen sollte
Die meisten Verzögerungen entstehen, weil die IT zu spät von einem Neuzugang erfährt. Geben Sie die Informationen deshalb frühzeitig weiter, idealerweise sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Folgende Angaben werden gebraucht:
- Name, Eintrittsdatum und Funktion der neuen Person
- Abteilung oder Team und die vorgesetzte Person
- Benötigte Programme und Fachanwendungen, zum Beispiel Warenwirtschaft, Branchensoftware oder Buchhaltung
- Zugriffe auf gemeinsame Ordner, Postfächer und Teams
- Art des Arbeitsplatzes: Büro, mobiles Arbeiten oder beides
- Benötigte Geräte wie Laptop, Bildschirm, Smartphone oder Headset
Mit diesen Angaben lässt sich klären, ob ein Gerät vorhanden ist oder bestellt werden muss und ob eine weitere Lizenz nötig ist. Lieferzeiten für Hardware sind ein häufiger Grund, warum ein Arbeitsplatz am ersten Tag nicht bereitsteht.
Benutzerkonto, Lizenz und Zugriffe einrichten
Kern des IT-Onboardings ist das Benutzerkonto. In Microsoft 365 wird es angelegt, mit der passenden Lizenz versehen und den richtigen Gruppen zugeordnet. Über Gruppen erhalten neue Mitarbeitende genau die Zugriffe, die zu ihrer Rolle passen, statt einzeln vergebener Rechte, die später niemand mehr nachvollziehen kann.
- Benutzerkonto mit einheitlichem Namensschema anlegen
- Passende Lizenz zuweisen
- Mitgliedschaft in Gruppen, Teams und freigegebenen Postfächern einrichten
- E-Mail-Signatur nach Vorgabe des Betriebs hinterlegen
- Zugänge zu Fachanwendungen beantragen oder einrichten
- Telefonie, Durchwahl und gegebenenfalls Zugang zum Drucker vorbereiten
Wichtig ist auch die Anmeldung selbst. Ein sicheres Startpasswort wird persönlich oder auf einem getrennten Weg übergeben und muss bei der ersten Anmeldung geändert werden. Die Mehrfaktor-Anmeldung richten Sie am besten gemeinsam mit der neuen Person am ersten Tag ein. So ist das Konto von Anfang an geschützt.
Das Gerät: vorbereitet statt am ersten Tag installiert
Ein Laptop, der erst am ersten Arbeitstag ausgepackt, aktualisiert und mit Programmen bestückt wird, blockiert schnell einen halben Tag. Besser ist es, das Gerät vorher vorzubereiten. Mit einer zentralen Geräteverwaltung wie Microsoft Intune und Windows Autopilot geht das besonders einfach: Das Gerät richtet sich nach der ersten Anmeldung selbst ein, erhält die Einstellungen des Betriebs, die Verschlüsselung und die benötigten Programme.
Unabhängig von der Technik sollten Sie festhalten, welches Gerät an wen ausgegeben wurde. Eine kurze Übergabebestätigung mit Seriennummer und Zubehör erleichtert später die Rückgabe, wenn die Person den Betrieb wieder verlässt.
Der erste Arbeitstag: Einweisung in IT und Sicherheit
Technik allein reicht nicht. Neue Mitarbeitende sollten am ersten Tag wissen, wie im Betrieb mit der IT gearbeitet wird. Eine kurze Einweisung von 30 bis 60 Minuten genügt oft. Sinnvolle Inhalte sind:
- Wo Dateien abgelegt werden und wie die Ordnerstruktur aufgebaut ist
- Wie die Mehrfaktor-Anmeldung funktioniert und was bei Verlust des Smartphones zu tun ist
- Woran man verdächtige E-Mails erkennt und wem man sie meldet
- Regeln zu Passwörtern, privaten Geräten und mobilem Arbeiten
- Wer bei IT-Problemen hilft und wie man eine Störung meldet
Halten Sie diese Punkte schriftlich fest, zum Beispiel in einem kurzen Merkblatt. Dazu gehört auch die Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Datenschutz, die viele Betriebe ohnehin mit dem Arbeitsvertrag regeln.
Mit einer Checkliste zur Routine
Ein gutes IT-Onboarding ist kein großer Aufwand, wenn die Schritte einmal festgelegt sind. Eine Checkliste mit Zuständigkeiten und Terminen sorgt dafür, dass nichts vergessen wird, auch wenn der letzte Neuzugang schon ein Jahr zurückliegt. Sie ist zugleich die Grundlage für das spätere Offboarding: Wer weiß, welche Zugänge und Geräte eine Person erhalten hat, kann sie beim Austritt vollständig wieder entziehen.
Eine kostenlose Checkliste für Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden finden Sie auf strategyc.de/downloads. Wenn Sie den Ablauf lieber abgeben möchten, sprechen Sie uns gern in einem kostenlosen Erstgespräch an.
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