Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, steht die Übergabe der Aufgaben im Mittelpunkt. Die IT-Zugänge geraten dabei leicht in Vergessenheit und bleiben oft monatelang aktiv. Das ist ein vermeidbares Risiko.
Vorbereitung vor dem letzten Tag
- Austrittsdatum und Uhrzeit mit der IT abstimmen
- Entscheiden, wer das Postfach und die Dateien übernimmt
- Geräte und Zubehör zur Rückgabe einplanen
Am letzten Arbeitstag
- Benutzerkonto sperren und alle aktiven Sitzungen beenden
- Passwörter und Anmeldemethoden zurücksetzen
- Zugriffe auf Teams, SharePoint und Fachanwendungen entziehen
- Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln, damit keine E-Mails verloren gehen
- Abwesenheitsnotiz mit neuem Ansprechpartner einrichten
- Mobile Geräte aus der Ferne zurücksetzen oder Firmendaten entfernen
Danach
- Daten an die zuständige Person übergeben oder archivieren
- Lizenz erst nach der Umwandlung des Postfachs freigeben, sonst löscht Microsoft es nach etwa 30 Tagen
- Gerät sicher zurücksetzen und neu einsetzen oder entsorgen
- Abschluss dokumentieren
Warum ein fester Ablauf hilft
Ohne Checkliste hängt der Erfolg vom Zufall ab. Mit einem festen Ablauf wird Offboarding zur Routine, ebenso wie das Onboarding neuer Mitarbeitender. Ab dem Modell Managed Workplace übernehmen wir beides für Sie, nach einem Ablauf, den wir gemeinsam festlegen.
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